Bij vooruitbetalen betalen klanten vóórdat ze het product ontvangen. Anders dan bij een iDEAL betaling - waar klanten ook het hele bedrag voor levering betalen - zit er bij een vooruitbetaling een aanzienlijke tijd tussen de betaling en de uiteindelijke levering.
Een aanbetaling is eigenlijk hetzelfde; alleen wordt er dit keer een deel van het bedrag vooraf betaald. Dit mag volgens de wet niet meer dan 50% van het aankoop bedrag zijn. Aanbetalingen komen vaak voor bij verbouwingen. Dit zorgt voor zekerheid bij de aannemer én beperkt het risico voor de consument mocht het bouwproject niet zo lopen als gehoopt.
Let op: een aanbetaling is niet wettelijk verplicht, en zo ook de terugbetaling niet. Het hangt af van wat jij en jouw klant hebben afgesproken, en wat er in de algemene voorwaarden staat. Wel is het zo dat als een aanbetaling terugbetaald kan worden, het gebruik ervan niet zoveel toe voegt.
Belangrijk om goed in kaart te brengen hoe je de vooruitbetalingen en aanbetalingen verwerkt in de boekhouding. Zorg ervoor dat aan het einde van de complete transactie de administratie nog klopt. Achteraf aanpassen is vaak lastig.
In de boekhouding is er onderscheid tussen verdiende inkomsten en onverdiende inkomsten. Verdiende inkomsten zijn producten die al wel zijn geleverd, maar nog niet zijn gefactureerd. Niet-verdiende inkomsten gaat over producten die nog niet zijn geleverd, maar al wel zijn betaald door de klant. Vooruitbetalingen of aanbetalingen dus. Deze niet-verdiende inkomsten moeten als verplichting of kort-lopende schuld worden opgevoerd op de balans.
Let ook op de hoogte van de aanbetaling. Maak vooraf een goede inschatting van het totale bedrag dat gefactureerd gaat worden. Als de aanbetaling uiteindelijk hoger is dan het definitieve factuurbedrag, moet er een creditfactuur geboekt worden wat weer voor extra werk zorgt in de administratie.
En daarnaast kan een aanbetaling kan niet verplicht worden. Dit zul je duidelijk moeten bespreken met de klant. Als je aanbetaling vraagt, zorg dan dat het voor de klant duidelijk is wat er moet worden aanbetaald, en vermeld op de facturen om welk deel van de betaling het gaat. Ook kan je er voor kiezen om de aanbetaling op te nemen in de algemene voorwaarden.