Ontdek welke documenten Pay. nodig heeft om te voldoen aan wet- en regelgeving en uw betalingen veilig te verwerken.
Met slechts een paar klikken kun je je registreren bij Pay.nl. Omdat we begrijpen dat je snel aan de slag wilt, zorgen we ervoor dat je na het invullen van het registratieformulier in de meeste gevallen direct je eerste betalingen kunt ontvangen.
Veilig en betrouwbaar
Veiligheid staat altijd voorop. Jouw klanten verwachten dat betalingen zorgvuldig en betrouwbaar worden verwerkt. Het vertrouwen van consumenten in online aankopen is immers de basis van jouw succes als ondernemer.
Om dit vertrouwen te waarborgen, stellen toezichthouders, aanbieders van betaaloplossingen en Pay.nl bepaalde voorwaarden. Daarom vragen wij bij registratie om enkele documenten. Hiermee verifiëren we je identiteit en bedrijfsstructuur, en voldoen we aan de wettelijke verplichtingen (Wwft en DNB-richtlijnen).
Documenten uploaden
Na registratie kun je de benodigde documenten eenvoudig uploaden via onze Global Management System (GMS). Wij controleren deze documenten – samen met je dossier en website – meestal binnen één werkdag. Zodra alles is goedgekeurd, starten we direct met de uitbetaling van de opgebouwde tegoeden volgens de uitbetaaltermijn.
Welke documenten per rechtsvorm?
Welke documenten je moet aanleveren, hangt af van de rechtsvorm van je onderneming. Hieronder lichten we toe welke documenten gevraagd worden per rechtsvorm.
Eenmanszaak:
- KVK-uittreksel (≤ 6 maanden)
- Kopie ID/paspoort (voor- én achterkant)
- Zakelijk bankafschrift met IBAN en bedrijfsnaam (≤ 6 mnd; saldi/bedragen mag je doorhalen), alternatief: iDEAL-transactie
- Thuisadres invullen in Admin Panel
Vennootschap onder firma (VOF):
- KVK-uittreksel (≤ 6 mnd)
- Gewaarmerkt UBO register vanuit de kvk (≤ 6 mnd)
- Kopie ID/paspoort van elke vennoot (voor- en achterkant)
- Zakelijk bankafschrift met IBAN en bedrijfsnaam (≤ 6 mnd; saldi/bedragen mag je doorhalen), alternatief: iDEAL-transactie
- Thuisadres van elke vennoot in Admin Panel
- Bij rechtspersoon als vennoot: uittreksel KvK
Maatschap:
- KVK-uittreksel (≤ 6 mnd)
- Gewaarmerkt UBO register vanuit de kvk (≤ 6 mnd)
- Kopie ID/paspoort van elke maat (voor- en achterkant)
- Zakelijk bankafschrift met IBAN en bedrijfsnaam (≤ 6 mnd; saldi/bedragen mag je doorhalen), alternatief: iDEAL-transactie
- Thuisadres van elke maat in Admin Panel
- Bij rechtspersoon als maat: KvK-uittreksel
Commanditaire vennootschap (CV):
- KVK-uittreksel (≤ 6 mnd)
- Gewaarmerkt UBO register vanuit de kvk (≤ 6 mnd)
- Zakelijk bankafschrift met IBAN en bedrijfsnaam (≤ 6 mnd; saldi/bedragen mag je doorhalen), alternatief: iDEAL-transactie
- Kopie ID/paspoort van beherende vennoten (voor- en achterkant)
- Thuisadres van elke vennoot in Admin Panel
Besloten vennootschap (BV):
- Enkele aandeelhouder (100%):
-
- KvK-uittreksel van hoofdonderneming (≤ 6 mnd: ook van holding als die bestuurder is
- Gewaarmerkt UBO-register vanuit KvK (≤ 6 mnd)
- Zakelijk bankafschrift met IBAN en bedrijfsnaam (≤ 6 mnd: saldi/bedragen mag je doorhalen), alternatief: iDEAL-transactie
- Kopie ID/paspoort van bestuurder(s) en UBO(s)
- Thuisadres invullen per bestuurder/UBO in Admin Panel
- Meerdere aandeelhouders:
- KVK-uittreksel (≤ 6 mnd; ook van holdings als van toepassing)
- Gewaarmerkt UBO register vanuit de kvk (≤ 6 mnd)
- Zakelijk bankafschrift met IBAN en bedrijfsnaam (≤ 6 mnd; saldi/bedragen mag je doorhalen), alternatief: iDEAL-transactie
- Kopie ID/paspoort bestuurders en UBO's
- Thuisadres invullen per bestuurder/UBO in Admin Panel
Naamloze vennootschap (NV):
- KVK-uittreksel (≤ 6 mnd)
- Gewaarmerkt UBO register vanuit de kvk (≤ 6 mnd)
- Zakelijk bankafschrift met IBAN en bedrijfsnaam (≤ 6 mnd; saldi/bedragen mag je doorhalen), alternatief: iDEAL-transactie
- Kopie ID/paspoort van bestuurders en eventuele UBO's
- Thuisadres invullen per bestuurder/UBO in Admin Panel
Vereniging:
- KVK-uittreksel (≤ 6 mnd)
- Gewaarmerkt UBO register vanuit de kvk (≤ 6 mnd)
- Kopie ID/paspoort van voorzitter (secretaris of penningmeester) bij onbeperkte bevoegdheid; of van minimaal twee gezamenlijk bevoegd bestuurders (voor- en achterkant)
- Zakelijk bankafschrift met IBAN en bedrijfsnaam (≤ 6 mnd; saldi/bedragen mag je doorhalen), alternatief: iDEAL-transactie
- Kopie ID/paspoort van handelende bestuursleden en UBO's
- Bij afwijken beheerder (niet in KvK): thuisadres, ID/paspoort en door bestuurder getekende volmacht
Stichting:
- KVK-uittreksel (≤ 6 mnd)
- Gewaarmerkt UBO register vanuit de kvk (≤ 6 mnd)
- Kopie ID/paspoort van voorzitter (secretaris of penningmeester) bij onbeperkte bevoegdheid of van ten minste twee bevoegde bestuurders (voor- en achterkant)
- Zakelijk bankafschrift met IBAN en bedrijfsnaam (≤ 6 mnd; saldi/bedragen mag je doorhalen), alternatief: iDEAL-transactie
- Kopie ID/paspoort van handelende bestuurders en UBO's
- Thuisadres invullen van handelend bestuurder in Admin Panel
- Volmacht + ID/paspoort indien beheerder niet in KvK staat
Coöperatie:
- KVK-uittreksel (≤ 6 mnd)
- Gewaarmerkt UBO register vanuit de kvk (≤ 6 mnd)
- Kopie ID/paspoort van voorzitter (secretaris of penningmeester) bij onbeperkte bevoegdheid of van ten minste twee bevoegd bestuurders (voor- en achterkant)
- Zakelijk bankafschrift met IBAN en bedrijfsnaam (≤ 6 mnd; saldi/bedragen mag je doorhalen), alternatief: iDEAL-transactie
- Kopie ID/paspoort van handelende bestuurders en UBO's
- Thuisadres van handelende bestuurders invullen in Admin Panel
Toelichting per document:
KvK-uittreksel:
Dit is een officieel uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Wij hebben dit nodig om de rechtsvorm, inschrijving en bevoegdheden van bestuurders te bevestigen.
Het uittreksel mag maximaal 6 maanden oud zijn en bij holdings hebben we ook het uittreksel van de holding nodig.
Kopie ID/paspoort:
Dit is een geldig identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart, voor- en achterkant). Dit is nodig om de identiteit van bestuurders, vennoten, maten of UBO's te verifiëren. Let op: meestal is een rijbewijs niet toegestaan.
Bankafschrift / iDEAL-transactie:
Dit is een zakelijk bankafschrift (met IBAN en bedrijfsnaam) of een testbetaling via iDEAL. We hebben dit nodig om te bevestigen dat het opgegeven rekeningnummer daadwerkelijk van de onderneming is. Let op: afschriften mogen maximaal 6 maanden oud zijn, saldi en bedragen mogen worden doorgestreept.
Adres (in Admin Panel):
Het gaat om het woonadres van bestuurders, vennoten of UBO's. Dit vragen we om te natuurlijke personen achter de onderneming te identificeren en te controleren. Adresgegevens moeten overeenkomen met ID/BRP.
UBO-register:
Dit is een verklaring met daarin de gegevens van de Ultimate Beneficial Owners (UBO's). Te verkrijgen bij de KvK. We zijn wettelijk verplicht om inzicht te hebben in de uiteindelijke belanghebbenden. Dit is vereist bij BV's met meerdere aandeelhouders, VOF, CV, Maatschap, NV's, verenigingen, stichtingen en coöperaties.
Volmacht + ID:
Dit is een schriftelijke volmacht + ID van de gemachtigde, wanneer deze niet in het KvK-register staat. Dit hebben we nodig om aan te tonen dat een ander persoon bevoegd is om de onderneming te beheren. Let op: alleen van toepassing bij verenigingen en stichtingen.
Bewijs van adres (aanvullend):
Het gaat om een officieel document met naam en adres (bijvoorbeeld de energie- of waterrekening of BRP-uittreksel). Dit is nodig ter verificatie van het woonadres van de persoon in kwestie. Alleen gevraagd indien extra verificatie nodig is.
Bewijs van inkoop (aanvullend):
Inkoopfactuur van goederen of diensten. Om de bedrijfsactiviteiten en herkomst van producten/diensten te controleren. Alleen gevraagd bij bepaalde sectoren of risico-indicatoren.
Waarom vraagt Pay. deze documenten op?
Je vraagt je misschien af waarom het nodig is om de gevraagde documenten aan te leveren. Pay. is een financiële dienstverlener met een vergunning van De Nederlandsche Bank (DNB). Deze vergunning geeft ons de bevoegdheid om financiële diensten aan te bieden en derdengelden te beheren. DNB houdt toezicht op Pay. en controleert of wij financieel gezond zijn en voldoen aan de eisen voor een goed en deskundig bestuur. Zo weet jij als ondernemer zeker dat jouw geld bij Pay. in betrouwbare handen is.
Dankzij deze vergunning valt Pay. onder strenge regelgeving, zoals de Wet op het financieel toezicht (Wft) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Deze wetten verplichten ons tot het uitvoeren van klantonderzoek, ook wel bekend als Customer Due Diligence (CDD) of Know Your Customer (KYC). Pay. moet een integere bedrijfsvoering waarborgen en is daarom verplicht te weten met wie wij een zakelijke relatie aangaan en met wie wij zakelijke transacties uitvoeren.