Het financieel beheer van verenigingen kan een hele klus zijn. Gelukkig zijn er innovatieve oplossingen die dit veel makkelijker maken. ClubCollect, een klant van Pay. en partner van de maand, is zo'n oplossing. Al bijna 10 jaar automatiseert ClubCollect allerlei financiële verenigingszaken als ledenadministratie, contributie innen, ticketverkoop en facturatie van sponsoren met behulp van hun inkomstenbeheer-software. En dankzij de samenwerking met Pay. biedt ClubCollect nu een breed aanbod van populaire en veilige online betalingen en betaalmethoden aan de leden van verenigingen.
• Sector: SaaS / FinTech
• Opgericht in: 2013
• Aantal medewerkers: 15
• Aangeboden betaalmethoden: 7
• Aantallen transacties/omzet: 1.1M+ transacties / €100M+ in 2022
• Actieve markten: 20+
• Aantal klanten: 1.700 / 4.100 actieve gebruikers en 1M+ leden
Financieel beheer van verenigingen is uitdagend. Verenigingen hebben vaak diverse inkomstenbronnen, moeten verantwoording afleggen en hebben te maken met wettelijke voorschriften en complexe uitgaven. Deze zaken vereisen specifieke kennis, terwijl het werk vaak handmatig wordt gedaan door vrijwilligers die niet altijd over de nodige boekhoudkundige en financiële vaardigheden beschikken. Dit kan leiden tot een inefficiënte financiële administratie, vertragingen in betalingen, onvoldoende overzicht voor bestuursleden en een onvolledige rapportage naar leden en andere betrokkenen.
Dat kan beter, dacht ClubCollect. “De werklast om een vereniging draaiende te houden wordt met minder vrijwilligers en meer leden steeds groter. En in dat gat zijn we als ClubCollect eigenlijk gesprongen. We zijn heel klein begonnen, met een heel wezenlijk systeem. Dat hebben we een paar gebruikers weggezet. En dat is eigenlijk door de jaren heen steeds meer gegroeid”, zegt Glenn Sijm, Sales & Marketing Lead bij ClubCollect.
ClubCollect biedt verenigingen de alles-in-één oplossing voor het stroomlijnen en automatiseren van financiële processen en betalingen. Zo maakt de digitale facturatie van ClubCollect en Pay. het mogelijk om automatische en snelle facturen en betalingsherinneringen te verzenden naar leden, waardoor contributie tot wel twee keer zo snel wordt geïnd.
Contributie wordt sneller betaald, omdat leden van een vereniging hun financiële verplichtingen kunnen nakomen op een manier die bij hun budget past. Hiernaast biedt Pay. de mogelijkheid om contributie te innen via SEPA Direct Debit (ofwel automatische incasso), en dat deze qua datum flexibel zijn in te stellen. BIjvoorbeeld op een dag waarop een lid salaris ontvangt. “Deze functionaliteit is uniek voor Pay. En onze klanten en hun leden hebben daar ontzettend veel baat bij”, zegt Philip Poots, CTO van ClubCollect.
Daarnaast biedt ClubCollect de mogelijkheid om betalingsregelingen te treffen. Dankzij de uitgebreide rapportage en analyse van financiële gegevens, biedt ClubCollect bestuursleden ook een beter inzicht in de financiële situatie van de vereniging en kunnen ze makkelijker rapporteren over financiële zaken.
Doordat alles via ClubCollect en Pay. in één systeem zit, creëert dit overzicht en continuïteit binnen de vereniging. Glenn legt uit: ‘In een vereniging bepaalt iedereen zelf hoe ze hun taken uitvoeren. Dit zorgt vaak voor eilandjes, zelfs binnen het bestuur. Stel dat er iemand weggaat - dan heb je daar als vereniging best wel last van. ClubCollect lost dat probleem op: één systeem, één leverancier - voor alles. Zo waarborgen we de continuïteit.”
“ClubCollect neemt de financiële taken voor verenigingen en clubs uit handen. Want we vinden dat elke vereniging of club zich moet kunnen focussen op wat er echt toe doet: hun leden en de activiteiten die ze organiseren", zegt Glenn. Samen zorgen ClubCollect en Pay. voor tevreden bestuursleden en leden, een stabiele cashflow en een verbeterde financiële gezondheid - onmisbare voorwaarden voor succes.
• Tijdbesparing: Bestuursleden besparen dankzij ClubCollect en Pay. aanzienlijk veel tijd op administratieve taken, waardoor ze zich kunnen concentreren op andere belangrijke aspecten van de vereniging.
• Verhoogde tevredenheid: De interfaces van ClubCollect, Pay. Admin en de transparantie van beide platforms zijn gebruiksvriendelijker.
• Betere cashflow: Een breed aanbod betaalmethoden, snelle betalingen en mogelijkheden tot betalingsregelingen hebben gezorgd voor een stabielere cashflow en financiële gezondheid van de verenigingen.
"We waren al een tijdje op zoek naar een betrouwbare Payment Service Provider om ons betalingsproces te verbeteren. En zo kwamen we bij Pay. uit. De integratie met Pay. is vlekkeloos verlopen en onze klanten zijn erg blij met het brede scala aan populaire en veilige betaalmethoden die we dankzij Pay. kunnen aanbieden", zegt Philip Poots, CTO van ClubCollect.